Rozpoczynasz działalność w internecie? Nie wiesz jak ochronić dane lub ułożyć regulamin sklepu?

Prowadzenie działalności w internecie wcale nie jest proste. Na przedsiębiorcach, którzy się tym zajmują, ciążą pewne obowiązki i wymogi, którym muszą sprostać. Jak sobie poradzić z takim bagażem?

• Gdzie szukać pomocy?
• Czym są dane osobowe?
• Kto odpowiada za ochronę danych osobowych?
• Jak ułożyć regulamin sklepu internetowego?

Gdzie szukać pomocy?

To całkiem naturalne, że początkujący przedsiębiorcy, którzy dopiero wdrażają się w działalność w danej branży, mogą zostać przytłoczeni wszystkimi obowiązkami, jakie są na nich nałożone. Ochrona danych osobowych czy ułożenie sklepowego regulaminu to zadania dość skomplikowane. Na szczęście nie musimy się z nimi mierzyć samodzielnie – ochroną danych klientów lub regulaminem sklepu najlepiej gdy zajmie się kancelaria specjalizująca się w sprawach internetowych, która dobrze orientuje się w obowiązujących wymogach i ma już wypracowane sposoby ich realizacji.

Niemniej nawet gdy zlecamy te zadania zewnętrznemu podmiotowi, warto, żebyśmy się orientowali, o co z kwestiami takimi jak ochrona danych osobowych czy regulamin sklepu tak naprawdę chodzi.

Czym są dane osobowe?

Żeby móc dobrze chronić dane osobowe, trzeba przede wszystkim wiedzieć, czym one są i jak je odróżnić od danych innego rodzaju. Sprawa wcale nie jest taka skomplikowana – w myśl przepisów dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Prowadząc działalność w sieci, taką jak sklep internetowy, stale stykamy się z danymi osobowymi naszych klientów. Można do nich zaliczyć imię i nazwisko klienta, jego adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefoniczny. Danymi osobowymi są też nazwy firm osób fizycznych.

Kto odpowiada za ochronę danych osobowych?

Osobą, która odpowiada w tej dziedzinie za bezpieczeństwo, jest administrator danych osobowych. Jest to osoba – lub jednostka organizacyjna – decydująca o środkach przetwarzania danych osobowych i celach, jakim ma to działanie służyć. W przypadku sklepu internetowego rolę tę pełni właściciel.

Jeśli chce się w jakiś sposób odciążyć, administrator danych osobowych ma prawo powołać w swoim przedsiębiorstwie administratora bezpieczeństwa informacji i przenieść na niego część swoich obowiązków. Tę funkcję może pełnić pracownik firmy albo podmiot zewnętrzny, a do jego zadań będzie należało prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych osobowych, sprawdzanie zgodności przetwarzanych danych z przepisami i zamieszczanie wniosków w sprawozdaniach, nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji, oraz nadzór szkoleń w tym zakresie.

Niewątpliwie powołanie kogoś na to stanowisko to duża pomoc, takie rozwiązanie jednak nie zwalnia administratora danych osobowych od odpowiedzialności, więc w ostatecznym rozrachunku i tak ta sprawa będzie spoczywać na naszych barkach.

Sam administrator bezpieczeństwa informacji też może dostać przydzielonego pomocnika. Obecnie dane osobowe coraz częściej są przechowywane w systemach informatycznych – w przypadku działalności internetowej jest to szczególnie oczywista opcja. Z tej przyczyny warto zatrudnić administratora systemów informatycznych, który najlepiej odnajdzie się w zawiłościach takich systemów.

Jak ułożyć regulamin sklepu internetowego?

Jeśli prowadzimy sklep internetowy, stworzenie jego regulaminu jest naszą powinnością – ten obowiązek nakłada na nas ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Powód jest prosty, ma to ochronić zarówno przedsiębiorcę jak i konsumenta. Ale co powinno znaleźć się w regulaminie sklepu?

Otóż na początku musimy zamieścić definicje terminów, które będą użyte w dalszej części regulaminu. Chodzi tu na przykład o określenia takie jak konsument, sprzedawca czy kupujący.

Regulamin powinien zawierać klarowne określenie rodzajów usług, które będziemy świadczyć drogą elektroniczną i wyznaczać ich zakres. Musi też określać warunki świadczenia tych usług. Do tych warunków zaliczamy wymagania techniczne, które są konieczne do pracy z systemem teleinformatycznym, jakim posługujemy się w naszej pracy. Opisane muszą być formy dostawy i metody płatności. Musimy uwzględnić w regulaminie zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o bezprawnym charakterze.

Trzeba także jasno określić warunki zawierania umów, ale także ich rozwiązywania – nie wolno o tym zapomnieć. Powinniśmy również jasno opisać tryb postępowania reklamacyjnego.