W Kodeksie cywilnym już od dawna można się spotkać z pewnymi zmianami dotyczącymi zawierania umów drogą elektroniczną. Obecnie umowę można zawrzeć za pomocą sms-a, e-maila oraz poprzez nagranie audio lub wideo, które można zapisać lub odtworzyć. Nie oznacza to jednak, że zawieranie umów elektronicznych nie budzi wielu wątpliwości. Celem tego artykułu jest wyjaśnienie czym są umowy elektroniczne i kiedy można je zawrzeć, a kiedy nie.
- Czym są umowy elektroniczne?
- Jakie problemy mogą się pojawić podczas zawierania umowy przez e-mail?
- Co jest konieczne do zawarcia umowy i oferty elektronicznej?
- Kiedy nie można zawrzeć elektronicznej umowy przez internet?
Czym są umowy elektroniczne
Umowa jest oświadczeniem dwóch stron o wzajemnej współpracy bądź sprzedaży czy zakupu. W umowie elektronicznej zmienia się tylko forma z papierowej na elektroniczną. Prawnicy umowę nazywają oświadczeniem woli, a wiadomo, że ta zawarta elektronicznie może budzić wiele wątpliwości. Liczne są sytuacje kiedy trudno jest rozwiązać umowę zawartą w ten sposób lub po prostu nie jest ona traktowana na równi z umową papierową.
Dokument ten posiada taki sam walor prawny, jednak umowy elektroniczne, w razie wątpliwości, najlepiej skonsultować z prawnikiem (informaticalegis.com), ponieważ nigdy nie wiadomo kiedy zajdzie potrzeba wyjaśnienia nieścisłości. Mimo że prawo dopuszcza elektroniczną formę zobowiązań, praktyka pokazuje różnice w interpretacji zapisów między stronami — szczególnie gdy brakuje wyraźnego potwierdzenia warunków.
W odróżnieniu od tradycyjnej umowy pisemnej, umowa elektroniczna nie wymaga odręcznego podpisu, jednak powinna być zabezpieczona w sposób umożliwiający późniejsze udowodnienie jej treści i momentu zawarcia. Może to być bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem bądź zwykła wymiana wiadomości e-mail zawierających zgodne oświadczenia woli obu stron.
Jakie problemy mogą się pojawić podczas zawierania umowy przez e-mail
Oświadczenie woli, czyli umowa musi być tak zawarta, by dwie strony mogły uznać ją za wystarczającą chęć do jej realizowania. Czasem jednak umowę zawartą poprzez internet, e-mail czy Facebook trudno jest w ogóle zakwalifikować do dokumentu prawnego. Nieraz nawet nie można określić czy w ogóle doszło do zawarcia umowy.
Kolejną kwestią jest fakt, że jedna ze stron może nie wyszczególnić wszystkich warunków i okoliczności wykonania umowy, a druga uznając je za rzecz oczywistą przystąpił do jej wykonywania. Pojawia się tu więc zagrożenie jakim jest nieprzestrzeganie warunków umowy (lub inne ich postrzeganie przez jedną ze stron).
Dodatkowym problemem bywa potwierdzenie tożsamości kontrahenta — w przypadku tradycyjnego spotkania można zweryfikować dane osobowe, natomiast przy korespondencji elektronicznej łatwo o podszywanie się pod inne osoby lub firmy. Dlatego warto stosować bezpieczne kanały komunikacji oraz potwierdzać zgodę na warunki umowy w sposób wykluczający późniejsze kwestionowanie autentyczności oświadczenia.
W niektórych branżach dobrą praktyką jest sporządzanie pisemnej wersji umowy już po wstępnym uzgodnieniu warunków drogą elektroniczną — takie podejście łączy wygodę szybkiej komunikacji z bezpieczeństwem wynikającym z tradycyjnej dokumentacji. Szczególnie istotne staje się to w przypadku zobowiązań o wysokiej wartości lub długoterminowym charakterze, gdzie ryzyko sporu jest wyższe.
Co jest konieczne do zawarcia umowy i oferty elektronicznej
Zarówno dokument podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym (weryfikowanym ważnym certyfikatem) jak i dokument nieopatrzony podpisem elektronicznym może uchodzić za umowę elektroniczną. Ważne jest tu zatem to w jaki sposób umowa ta wiąże obie strony. Oferta złożona w postaci elektronicznej wiąże składającego wtedy jeśli druga osoba potwierdzi otrzymanie takiego dokumentu.
Wymagane informacje w ofercie elektronicznej
Osoba składająca ofertę elektroniczną musi w niej poinformować o czynnościach technicznych składających się na procedurę zawarcia umowy, skutkach prawnych potwierdzenia otrzymania oferty, zasadach i sposobach utrwalania, zabezpieczania oraz udostępniania treści zawieranej umowy. Ponadto składający ofertę powinien także poinformować o metodach i środkach technicznych służących do wykrywania i korygowania błędów wprowadzonych danych, języku umowy, stosowanym kodeksie etycznym oraz jego dostępności.
Środków tych jednak nie stosuje się do zawierania umów za pomocą poczty elektronicznej lub jeśli obie strony ustalą inaczej. W praktyce oznacza to, że zwykła wymiana e-maili może być wystarczająca, o ile strony nie postanowią zastosować bardziej sformalizowanej procedury — na przykład przez platformę do składania zamówień czy system podpisów kwalifikowanych.
Moment zawarcia umowy
Moment, w którym umowa zostaje uznana za zawartą, zależy od przyjętego modelu komunikacji. W przypadku oferty złożonej drogą elektroniczną umowa dochodzi do skutku z chwilą wpłynięcia oświadczenia o przyjęciu oferty do osoby, która ofertę złożyła. Nie wystarczy samo wysłanie wiadomości — musi ona trafić do skrzynki odbiorczej drugiej strony i być dostępna do odczytania.
Warto także pamiętać o terminie związania ofertą. Jeśli składający ofertę określił czas, przez jaki oferta pozostaje ważna, druga strona musi w tym czasie potwierdzić jej przyjęcie. Brak odpowiedzi w terminie skutkuje wygaśnięciem oferty i brakiem możliwości zawarcia umowy na poprzednich warunkach.
Kiedy nie można zawrzeć elektronicznej umowy przez internet
Każdy rodzaj umowy może być zawarty drogą elektroniczną z wyjątkiem umowy sprzedaży nieruchomości oraz przeniesienie praw majątkowych lub autorskich. Może dokonać się ono tylko drogą pisemną, podobnie zresztą jest z licencją wyłączną. W tych wypadkach umowa zawarta drogą elektroniczną nie będzie miała mocy prawnej. Nabywcy praw autorskich powinni zatem pilnować, by dokumentacja sporządzona była w formie pisemnej.
Konieczna jest wtedy czynność prawna zastępcza czyli przeniesienie praw zastąpione zostanie licencją niewyłączną. Wynika stąd, że nie zawsze umowa elektroniczna będzie miała pełną moc prawną. W przypadku umów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności, niedopełnienie tego wymogu skutkuje brakiem skuteczności prawnej — umowa nie wywołuje zamierzonych skutków, a sąd nie przyzna roszczeń z niej wynikających.
Oprócz sprzedaży nieruchomości i przeniesienia praw autorskich, forma pisemna wymagana jest również przy umowach darowizny (z wyjątkiem darowizn o niewielkiej wartości), umowach spółki oraz umowach dożywocia. W praktyce oznacza to, że przed zawarciem umowy drogą elektroniczną warto sprawdzić, czy jej przedmiot nie należy do kategorii wymagających formy pisemnej — w przeciwnym razie dokumentacja elektroniczna może okazać się niewystarczająca w razie sporu.
Warto także zwrócić uwagę na sytuacje, w których strony same postanawiają zastrzec formę pisemną pod rygorem nieważności. Taka umowa może zawierać klauzulę wymagającą osobistych podpisów, a wtedy — mimo braku ustawowego wymogu — elektroniczna forma będzie niewystarczająca. Dlatego przed podpisaniem umowy należy dokładnie przeczytać wszystkie postanowienia i upewnić się, jakie wymagania formalne obowiązują w danym przypadku.
