Jak napisać wypowiedzenie umowy?

Masz dosyć obecnej pracy i chcesz ją rzucić? A może znalazłeś lepszą ofertę i planujesz złożyć wypowiedzenie u dotychczasowego szefa? Niezależnie od przyczyny, składanie wypowiedzenia wymaga odpowiedniego przygotowania. Z tego artykułu dowiesz się, jak poprawnie napisać wypowiedzenie umowy oraz jakich błędów unikać.

• Różnica między wypowiedzeniem a rozwiązaniem
• Elementy składowe wypowiedzenia
• Przykładowy wzór
• Formy złożenia wypowiedzenia

Różnica między wypowiedzeniem a rozwiązaniem

Wiele osób mylnie utożsamia wypowiedzenie z rozwiązaniem umowy. Rozwiązanie prowadzi do natychmiastowego zakończenia współpracy, podczas gdy wypowiedzenie uruchamia przewidziany prawem lub umową okres, w którym pracownik nadal wykonuje obowiązki służbowe. Pracodawca może zwolnić nas z realizacji tych obowiązków na czas trwania okresu wypowiedzenia, zachowując jednak obowiązek wypłaty wynagrodzenia za ten czas.

Długość okresu wypowiedzenia wynika albo z zapisów Kodeksu pracy (uzależniona od stażu u danego pracodawcy), albo z konkretnych postanowień zawartych w umowie. Alternatywą jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron – w tym wariancie nie obowiązują sztywne terminy ustawowe, a datę zakończenia współpracy ustalają obie strony w drodze negocjacji.

Elementy składowe wypowiedzenia

Poprawnie sporządzone wypowiedzenie powinno być zwięzłe i jednoznacznie wyrażać wolę zakończenia stosunku pracy. Dokument musi zawierać następujące komponenty:

• miejscowość i data złożenia – konkretny dzień, w którym wręczamy pismo pracodawcy
• identyfikacja stron umowy – dane pracodawcy (pełna nazwa firmy, adres siedziby) oraz pracownika (imię, nazwisko, adres zamieszkania)
• tytuł pisma – może przyjąć formę lakoniczną („Wypowiedzenie”) lub rozwiniętą („Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem”)
• parametry umowy – data zawarcia, ewentualnie numer referencyjny nadany przez pracodawcę
• deklaracja woli wypowiedzenia – jasne stwierdzenie zamiaru zakończenia stosunku pracy
• uzasadnienie – nieobowiązkowe, chyba że strona powołuje się na art. 365¹ Kodeksu cywilnego, przyczyna wynika z umowy lub ma znaczenie dla przebiegu rozwiązania współpracy
• podpis własnoręczny
• klauzula potwierdzenia odbioru – przy osobistym doręczeniu dokumentu

Wypowiadając umowę warto odwołać się do konkretnego paragrafu lub punktu z umowy, który reguluje zasady jej rozwiązania. Takie odniesienie zwiększa precyzję dokumentu i minimalizuje ryzyko niejasności.

Przykładowy wzór

Centralna część wypowiedzenia powinna prezentować się następująco:

„Z dniem ………. (data rozwiązania umowy) wypowiadam umowę (rodzaj umowy, np. o pracę), zawartą w dniu ………… (data zawarcia umowy) pomiędzy …………………….. (dokładna nazwa firmy i jej adres), a ……………. (imię i nazwisko pracownika), zamieszkałym w ……………… (dokładny adres zamieszkania) z zachowaniem………………….. (długość okresu wypowiedzenia podana w umowie lub wynikająca z ustawy) okresu wypowiedzenia, który upłynie z dniem ……… (data końca okresu wypowiedzenia). Przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest……….. (podajemy powód składania wypowiedzenia, przy czym nie jest to konieczny element).”

Dokument należy zakończyć grzecznościowym zwrotem takim jak „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”, po czym złożyć własnoręczny podpis. Warto dołączyć notatkę „Potwierdzam odbiór pisma” wraz z miejscem na datę i podpis pracodawcy – dzięki temu uzyskujemy dowód faktycznego dostarczenia wypowiedzenia.

Formy złożenia wypowiedzenia

Obowiązuje zasada, że wypowiedzenie składamy w tej samej formie, w jakiej została zawarta umowa. Najczęściej spotykana jest forma pisemna – tradycyjny dokument z odręcznym podpisem. Zdarzają się jednak sytuacje, w których dopuszczalne są inne kanały przekazu: poczta elektroniczna, faks, a w wyjątkowych przypadkach nawet komunikacja telefoniczna.

Wybór formy zależy od zapisów w umowie oraz zwyczajów panujących w danej firmie. Jeśli umowa została zawarta drogą elektroniczną, wypowiedzenie mailem będzie równie ważne jak pisemne. W praktyce jednak zaleca się formę pisemną – eliminuje ona wątpliwości co do daty złożenia oświadczenia woli i stanowi namacalny dowód w razie ewentualnego sporu.