Dlaczego księgowość warto zlecić zewnętrznej firmie?

Otwierasz swój biznes i starasz się wszystko robić samodzielnie. Na wielu rzeczach się znasz, jednak nikt nie może być fachowcem we wszystkim. Jedną z bardziej skomplikowanych kwestii, niezależnie od kraju, w jakim się znajdujemy, jest oczywiście prowadzenie księgowości i rozliczanie się z fiskusem. Żeby oszczędzić sobie nerwów i kar finansowych z urzędu skarbowego, lepiej skorzystać z pomocy profesjonalisty. Zobaczcie dlaczego.

Zewnętrzna księgowość – taniej?

Często firmę nie stać na to, by zatrudnić u siebie specjalną osobę po to, by zajmowała się w pełni księgowością. Zasady prawa podatkowego są skomplikowane i wymagają ciągłego śledzenia zmian legislacyjnych. Księgowość może przysporzyć nam niespodzianek, dlatego często zlecamy obsługę księgową na zewnątrz, żeby zajął się nią fachowiec, który na siebie weźmie odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenia, faktury i wszelkie kwestie formalne.

Wynajęcie zewnętrznej firmy jest po prostu tańsze, ponieważ zlecamy jej konkretne zadania. To ta firma opłaca swoich pracowników, a my unikamy dodatkowych kosztów takich jak wynagrodzenie, składki ZUS, koszt stanowiska pracy czy szkolenia. Płacimy ustaloną kwotę miesięczną, która zwykle jest niższa niż zatrudnienie etatowego księgowego. Dodatkowo zewnętrzne biuro dysponuje zespołem specjalistów — w przypadku choroby czy urlopu jednej osoby, obsługę przejmuje inna, co gwarantuje ciągłość rozliczeń. W firmie zatrudniającej własnego księgowego taka sytuacja może sparaliżować cały dział finansowy.

Warto również zwrócić uwagę, że profesjonalne biura księgowe posiadają specjalistyczne oprogramowanie do fakturowania i rozliczeń, które sami musielibyśmy zakupić i aktualizować. To kolejny koszt, który przejmuje na siebie partner zewnętrzny.

Doradztwo biznesowe

Często to właśnie zewnętrzna firma potrafi spojrzeć na nasze problemy w obiektywny sposób. Doświadczenie księgowych, którzy zajmują się kilkoma przedsiębiorstwami jest nie do przecenienia. Jest to szczególnie istotne przy zakładaniu nowej działalności. Ważny jest bowiem wybór właściwej formy prawnej. Dobry księgowy na pewno doradzi nam, która forma będzie najbardziej optymalna w naszym przypadku, dzięki czemu zabezpieczymy swoje interesy i zmniejszymy koszty.

Księgowi obsługujący wiele firm z różnych branż mają szerszą perspektywę i mogą podpowiedzieć rozwiązania sprawdzone w innych przedsiębiorstwach. Wiedzą, jakie pułapki czyhają na początkujących przedsiębiorców i jak ich unikać. Pomagają również w wyborze optymalnej formy opodatkowania — czy lepiej wybrać podatek liniowy, skalę podatkową, czy może ryczałt ewidencjonowany. Takie decyzje mają bezpośredni wpływ na wysokość zobowiązań podatkowych przez cały rok działalności.

Zewnętrzne biuro rachunkowe może również doradzić w kwestii planowania finansowego, prognozowania przychodów i kosztów czy optymalizacji przepływów pieniężnych. To cenne wsparcie, które pozwala uniknąć problemów płynnościowych i lepiej zarządzać kapitałem obrotowym firmy.

Lepsze doradztwo podatkowe

Niektórzy przedsiębiorcy próbują rozliczać się na własną rękę. Spędzają długie noce nad papierami, a podatki płacą i tak zbyt wysokie. Czasem nawet muszą zapłacić karę za niewłaściwie wypełniony CIT lub PIT. Firma księgowa od razu wskaże nam miejsca, w których tracimy pieniądze i zoptymalizuje koszty. Dzięki temu jesteśmy w stanie poświęcić się prowadzeniu swojego biznesu.

Profesjonalne biuro zna wszystkie ulgi podatkowe, odliczenia i możliwości, z których możemy skorzystać zgodnie z prawem. Wie, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, a jakie nie. Pomaga w rozliczeniu VAT, zwłaszcza przy transakcjach transgranicznych czy przy stosowaniu mechanizmu odwrotnego obciążenia. Zna terminy płatności zaliczek na podatek dochodowy i składek ZUS, dzięki czemu unikamy odsetek za zwłokę.

Księgowi śledzą zmiany w przepisach podatkowych i natychmiast dostosowują sposób rozliczeń do nowych wymogów. Samodzielne śledzenie nowelizacji ustaw, interpretacji podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych byłoby niezwykle czasochłonne dla przedsiębiorcy, który musi skupić się na rozwoju firmy.

Reprezentowanie w urzędach

Zwykle nie mamy czasu i chęci na kontakty z urzędnikami. Tracimy cenne godziny tylko po to, by zostać odesłanym z kwitkiem, ponieważ zapomnieliśmy o przybiciu jednej pieczątki. Znacie to, prawda? Na szczęście, jeśli zlecimy całą księgowość zewnętrznej firmie, to takie spotkania w urzędach odejdą na zawsze do przeszłości. Biuro księgowe zajmie się spotkaniami z Urzędem Skarbowym, Urzędem Celnym, a także Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. W dodatku wszystkie papiery będą zawsze złożone na czas.

Profesjonalne biuro rachunkowe reprezentuje klienta w przypadku kontroli skarbowej lub kontroli ZUS. Przygotowuje wyjaśnienia, kompletuje dokumentację i uczestniczy w czynnościach kontrolnych. To ogromne odciążenie dla przedsiębiorcy, który często nie ma wiedzy, jak zachować się w takiej sytuacji i jakie ma prawa wobec kontrolujących.

Księgowi zajmują się również składaniem korekt deklaracji, uzyskiwaniem zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach czy prowadzeniem korespondencji z organami podatkowymi. Wszystko to odbywa się bez Twojego udziału — wystarczy dostarczyć potrzebne dokumenty, a resztę załatwi biuro.

Jak wybrać biuro podatkowe?

Przede wszystkim powinniśmy zwrócić uwagę na to, by wybrane przez nas biuro podatkowe oferowało nam pełen zakres księgowości. Nie chcemy przecież każdej sprawy załatwiać w innej firmie. Warto sprawdzić również opinie o danym biurze, a także dowiedzieć się, czy będą nas zawsze reprezentować w urzędach. Jeśli odpowiedź na te pytania trzy razy brzmiała TAK, to mamy już nasze biuro księgowe.

Dobrze jest również sprawdzić, jak długo biuro funkcjonuje na rynku i czy posiada ubezpieczenie OC od odpowiedzialności cywilnej. To zabezpieczenie na wypadek błędów w rozliczeniach, które mogłyby narazić Twoją firmę na straty finansowe. Warto zapytać, czy księgowi posiadają certyfikaty zawodowe i regularnie podnoszą swoje kwalifikacje.

Kolejna ważna kwestia to dostępność biura i sposób komunikacji. Sprawdź, czy możesz łatwo skontaktować się ze swoim księgowym telefonicznie lub mailowo, czy dokumenty można przesyłać elektronicznie i jak szybko otrzymasz odpowiedzi na pytania. Dobrze jest również dowiedzieć się, czy biuro korzysta z nowoczesnego oprogramowania, które pozwala na bieżący wgląd w stan rozliczeń firmy przez Internet.

Nie bez znaczenia jest również lokalizacja biura — choć większość spraw można załatwić zdalnie, czasem warto móc odwiedzić księgowego osobiście, zwłaszcza podczas zakładania działalności gospodarczej czy przy bardziej skomplikowanych kwestiach wymagających szczegółowych konsultacji.